Il ruolo delle persone nella Lego Organization

Ogni Pillo(w)la ha la sua “copertina”   

Il tema della tredicesima Pillo(w)la riguarda la necessità di ridefinire gli spazi, all’interno delle organizzazioni. Prendendo spunto dall’Activity Based Model, secondo il quale gli spazi vengono caratterizzati in base alla tipologia di attività, abbiamo diviso la copertina in tre scene, all’interno delle quali sono riportate altrettante situazioni differenti. A sinistra, abbiamo rappresentato il lavoro da remoto, in quanto il task da svolgere riguarda la creatività; a supporto del lavoratore c’è GeneraDiva, la nostra supereroina che rappresenta l’IA generativa. Nella scena centrale abbiamo raffigurato una riunione in presenza: i tre Manager, con il supporto di DataMan, il supereroe del Machine Learning, stanno esaminando il bilancio di fine anno dell’azienda. Infine, a destra, troviamo il Metaverso: qui, vogliamo mostrare una delle molteplici funzionalità di questo nuovo spazio: l’Esercizio di Futuro. In questa scena abbiamo, quindi, inserito la nostra nuova supereroina, VisionAria, intenta a formare i dipendenti sul tema dello Strategic Foresight. In ogni scena è presente lo Stargate a dimostrare che all’interno della Lego Organization, a prescindere dallo spazio in cui si lavora, tutte le attività sono legate tra di loro.

Come saranno gestiti gli spazi all’interno della Lego Organization? Ha ancora senso, oggi, parlare di luoghi di lavoro?

Nella Pillo(w)la precedente, abbiamo approfondito il ruolo delle persone all’interno della Lego Organization, ora proveremo a capire come saranno gestiti gli spazi nelle nuove organizzazioni considerando che l’ufficio non è l’unico luogo di lavoro. Come anticipato, l’innovazione tecnologica richiede alle organizzazioni una maggiore flessibilità per adattarsi al cambiamento e anche le competenze richieste – tra digitali e trasversali – necessitano di una ridefinizione del modo di lavorare, partendo proprio dagli spazi.

Come espresso nei contenuti antecedenti, la nuova realtà organizzativa dovrà essere cucita intorno alle persone, adottando quindi una visione umanocentrica; di conseguenza, anche gli spazi necessiteranno di una ridefinizione che segua tale logica. I luoghi del lavoro, infatti, dovranno essere costruiti intorno ai task: a seconda del compito assegnato, le persone devono avere la possibilità di scegliere dove poter portare a termine la propria attività. È, dunque, evidente il bisogno di rimappare completamente l’organizzazione in modo che le persone siano più efficienti e produttive, lavorando sia da soli sia in team, da remoto o in presenza.

Alla luce di quanto espresso, per le organizzazioni è fondamentale imparare a definire gli spazi in base ai task. In tal senso, la matrice di Gartner rappresenta uno strumento essenziale poiché permette di identificare, da un lato, quando le attività possono essere svolte in presenza o da remoto, dall’altro, se è possibile lavorare in autonomia, oppure, se è più efficiente un lavoro di squadra. In ogni caso, l’obiettivo deve essere chiaro: bilanciare gli spazi sulla base dei task.

Quando parliamo di luoghi di lavoro, è necessario chiedersi qual è il motivo che spinge le persone a recarsi presso il proprio ufficio. Prima della pandemia, si lavorava principalmente in presenza; dal 2020, invece, si è cominciato a parlare in modo più strutturato di smart working. La risposta è semplice: la tipologia di attività definisce la necessità di recarsi in presenza, o meno. In altre parole, bisognerà adottare l’Activity Based Model: tale modello, infatti, permette, a seconda delle caratteristiche, di differenziare le diverse attività in categorie come, per esempio, la creatività o la concentrazione, e di definire gli spazi e i layout in base ai task, da svolgere in team o in autonomia. In questo modo, il principio da seguire per la riorganizzazione dei diversi luoghi è l’agevolazione del lavoro e delle persone che lo svolgono.

Un ulteriore tema che è opportuno analizzare, quando si parla di spazi del lavoro, riguarda i meeting misti, vale a dire tutte quelle riunioni che prevedono sia la presenza fisica delle persone sia la possibilità di collegarsi da remoto. Partendo dall’assunto che, come detto nella Pillo(w)la precedente, le riunioni andrebbero limitate sia nella durata sia nella quantità, sicuramente i meeting in cui si predilige un’unica modalità di partecipazione sono più utili rispetto alle riunioni miste. Spesso, le persone che si collegano da remoto tendono a seguire l’incontro con minor attenzione e partecipazione rispetto alla dinamica che avviene in sala riunioni – o comunque nell’ambiente fisico in cui avviene il meeting -; infatti, è in presenza che si creano maggiori contatti tra i partecipanti e altre tipologie di comunicazione interna che non sempre riescono ad essere riportate all’esterno o seguite da chi è collegato.

Pertanto, si rende necessario ripensare all’utilità e alla funzione delle riunioni ibride, partendo dall’assunto che se è più funzionale svolgere l’attività a distanza, è meglio convocare una riunione da remoto, altrimenti prediligere la modalità in presenza. Allo stesso modo, è importante anche fare una valutazione relativa ai partecipanti – a prescindere dalla modalità di svolgimento, da remoto o in presenza – scegliendo le persone in base alla loro effettiva utilità e contributo apportato all’attività; altrimenti, per quelle persone, sarà solamente uno spreco di tempo.

Un ultimo elemento da approfondire, ai fini dell’analisi, riguarda il Metaverso. Negli ultimi anni, grazie alla rivoluzione tecnologica, è stato introdotto un nuovo ambiente di lavoro virtuale all’interno del quale è possibile lavorare in autonomia, partecipare a riunioni e seguire corsi di formazione. Inoltre, nel Metaverso è possibile utilizzare meccanismi di Gamification per introdurre le persone al mondo del lavoro, il cosiddetto OnBoarding, oppure utilizzare questo nuovo spazio come strumento per favorire la socialità tra i dipendenti, utile soprattutto per quelle organizzazioni geograficamente distribuite.

In sintesi, il leitmotiv, alla base della riformulazione degli spazi all’interno delle organizzazioni, dovrebbe essere l’attività, creando intorno ad essa, grazie al supporto della tecnologia e dell’Intelligenza Artificiale, gli ambienti e gli strumenti che possano massimizzare la produttività e l’efficienza. Far parte di un’organizzazione, infatti, vuol dire soprattutto saper costruire e condividere valore: affinché ciò avvenga, è fondamentale individuare un luogo fisico, virtuale, culturale e valoriale.